推动登记档案管理工作在法治轨道向更高质量发展

天津市市场监督管理委员会

《经营主体登记档案管理办法》（以下简称《办法》）自2025年3月20日起施行。《办法》的颁布实施是经营主体登记档案管理工作的一个里程碑，标志着经营主体登记档案管理法治建设迈向良法善治、高效权威、规范有序的新阶段，必将加快推动各地经营主体登记管理工作档案在法治轨道上向更高质量迈进，推进我国档案法治建设进程向纵深发展。

一、《办法》的重大意义

《办法》的制定出台是运用法治思维和法治方式加强档案管理的重要抓手，为各级登记机关从事档案管理提供了重要法律支撑。聚焦登记档案管理、档案开放利用、档案信息化建设等，《办法》增加了档案制度供给，使档案管理工作有法可依、有章可循。《办法》的制定出台是推进登记档案管理现代化和高质量发展的重要举措。《办法》明确了登记档案的管理职责、管理流程和管理标准，解决了登记档案跨区域迁移、保管期限和鉴定销毁标准、数字化应用等突出问题，将有效提升档案治理效能、档案利用服务水平和档案安全保障能力。

二、《办法》的三大亮点

（一）提升登记档案管理规范化水平。

一是保证登记档案完整安全。《办法》对收集和归档范围、立卷标准、个人信息保护、移交接收等基本业务流程作出明确规定，在“入口”环节确保档案的齐全完整。同时，《办法》细化了安全保管有关规定，要求登记机关加强档案基础设施建设，配备必要的库房、风险防控设施设备，健全安全管理机制和专业队伍，提升登记档案安全保管水平。

二是充分挖掘登记档案保管价值。《办法》规定了登记档案保管期限、鉴定销毁等程序要求，明确保管期限自其注销之日起计算，提升档案管理的科学性、有效性，降低行政成本；明确因被合并而注销的经营主体的登记档案，并入合并后的经营主体登记档案，实现登记档案延续，真实反映经营主体发展历程。在常规管理的基础上，《办法》对经鉴定后具有永久保存价值的经营档案，放宽保管期限，可以向同级国家综合档案馆移交，作为重要留存档案资源，更好支撑服务经济社会发展需要。

三是首次明确电子登记档案效力。《办法》积极回应社会关切，首次明确电子登记档案和传统载体登记档案具有同等法律效力，可以以电子形式作为凭证使用，为化解现实困境提供了法律依据。进一步提出推动登记档案信息资源共享一体化服务平台建设，加强纸质和电子档案一体化管理，为登记档案信息资源跨区域、跨部门共享利用形成了有力支撑。

（二）优化登记档案优化迁移程序。

一是服务企业迁移登记“一件事”。《办法》着力破解传统登记档案迁移程序繁、时间长、成本高等问题，明确经营主体向迁入地提出变更登记申请，由迁入地向迁出地开具调档函，无需申请人另行提出申请。同时，建立登记档案网络调阅机制，规定纸质登记档案移交和迁移变更登记可以同步开展，大幅减少办事时间和流程，降低经营主体办事成本。

二是加强信息协同共享。“京津冀雄”区域在档案数字化管理系统中开通档案迁移模块，大力推动“电子档案一键迁移”功能建设，真正将“群众来回跑”变为“部门协同办”。《办法》对地方经验做法进行提炼，规定了电子登记档案和纸质登记档案的移交规范，对加快登记档案信息化建设，实现电子档案迁移、信息共享和业务协同提出明确要求，有效提升了业务协同联办水平。

三是破除档案迁移障碍。《办法》规定迁入地、迁出地登记机关不得限制、妨碍登记档案的迁移，规定行政机关和法律、法规授权的具有公共管理事务职能的组织违反《中华人民共和国反垄断法》《公平竞争审查条例》等法律法规规章规定，限制、妨碍经营主体登记档案迁移的，应当依法予以处理，增强了制度刚性约束，可有效减少登记档案迁移的“中阻梗”问题，促进资源要素充分流动。

（三）扩大档案查询主体范围。

一是扩大查询主体范围，提升档案利用价值。《办法》明确了经营主体登记档案查询主体，不仅限于企业自身，还包括企业相关人员、律师、公证机构、破产管理人等，大大拓宽了查询主体的范围。能够确保不同社会群体依法获取与自身利益相关的经营主体登记档案，有助于增强市场交易的公开透明度，降低商业风险。

二是推进数字化查询，增强便捷性。《办法》鼓励登记机关加快推进登记档案电子化，明确经营主体登记档案可以通过互联网采取电子化方法进行查询、下载。通过电子营业执照关联档案查询等手段，企业可以随时随地查询、下载和打印登记档案，实现了档案管理的移动化、便捷化和智能化。

三是确保查询安全，强化监管追溯。在鼓励查询便利化的同时，《办法》还特别强调档案查询服务的安全性，明确提出实名查询要求，规定查询人员需出具有效身份证件，确保档案查询的合法合规。通过互联网进行查询的，同样需要符合《办法》规定，有效防范经营主体登记档案被不当利用，保障了经营主体和利益关系人合法权益。

三、全面实施《办法》，提升登记档案管理工作法治化、规范化、科学化水平

《办法》将于2025年3月20日起施行。登记机关要加强自身能力建设，按照《办法》规定，提升档案管理工作水平。

一是压实档案工作责任制。根据《办法》，进一步细化管理责任，确保档案完整；规范档案管理制度和流程，细化档案迁移移交程序；加强信息化建设，优化调整档案查询系统功能，细化电子登记档案管理要求；完善档案安全管理制度，维护登记档案管理秩序。

二是提升档案查询服务水平。优化调整登记档案查询系统，为《办法》新增查询主体提供优质高效查询服务。加强登记档案管理系统和登记系统的信息关联，完善登记档案查询实名认证机制，优化申请、身份验证、查阅等工作流程，在提升查询效率的同时，确保查询人身份真实可靠，避免档案信息的泄露和滥用。

三是广泛开展宣传和解读工作。面向登记机关、政务窗口等工作人员开展宣讲、专题培训，全面解读《办法》，强化档案意识，掌握登记档案法律知识。充分运用“报、网、端、微、屏”等各类媒体平台，采取漫画图片、短视频等群众喜闻乐见的形式，对《办法》开展全方位、多角度宣传解读，让社会公众深入了解、关注和支持登记档案管理工作，形成学法、守法、用法的良好氛围。