《经营主体登记档案管理办法》解读

安徽省市场监督管理局

经营主体登记档案是市场监管部门对经营主体登记管理过程的记录，对国家和社会具有重要的保存利用价值。原国家工商行政管理局、国家档案局于1990年制定的《企业法人登记档案管理办法》实施30多年后，市场监管部门根据发展变化的新形势新任务新要求，再次启动了登记档案管理办法的起草工作。新办法坚持法治思维和需求导向，突出登记档案管理工作对支撑改革创新、促进经济社会发展的重要作用，围绕解决登记档案跨区域迁移、登记档案保管期限和鉴定销毁标准、登记档案数字化应用和信息化建设等突出问题，进一步完善登记档案管理制度，理顺工作体制机制，规范档案收集、管理、利用程序要求，强化安全保障制度，明确法律责任，是对登记档案管理规章的全新优化和升级，为登记档案管理工作的改革转型、创新发展提供了坚强的法律保障，对推动市场监管事业高质量发展具有重要意义。《经营主体登记档案管理办法》（以下简称《办法》）共31条，涵盖了登记档案管理总体要求、档案收集与保管、档案信息化建设、档案迁移、查询与利用及法律责任等相关内容，主要有以下六个方面的亮点。

亮点一：明确经营主体登记档案的定义，有助于档案管理者准确界定归档范围。

原《企业法人登记档案管理办法》对“企业法人登记档案”的定义是“企业法人登记档案是工商行政管理机关依法对企业法人登记注册、监督管理过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等形式的历史记录”，新制定的《办法》一方面扩大了登记档案的主体范围，将所有经营主体的登记档案均纳入管理范围；另一方面将归档范围严格控制在经营主体登记注册过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的记录，不再包括对监督管理过程的记录资料。与之一致的是第五条对“登记档案归档范围”的规定，明确为包括经营主体在登记、备案等过程中形成的文件材料。

亮点二：建立登记档案分级分类管理机制，有助于平衡登记档案信息公开与档案信息安全管理要求。

《办法》根据档案内容和敏感程度对登记档案实施差异化管理。一方面，进一步加大开放力度，扩大档案查询主体范围，便利查询方式，有助于提升登记档案服务的便利性和覆盖面。另一方面，进一步强化档案安全管理，根据查询主体的类别，确定不同级别的查询范围，严格保护商业秘密和个人隐私。如在归档环节，规定“应当按照《中华人民共和国居民身份证法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律规定，对涉及个人身份信息的页面进行专门标注或者处理，做好个人信息保护”；在对外查询环节，规定登记档案实行实名查询，并且不同查询主体对登记档案的可查询范围和内容也有所差异。如经营主体可以查询自身的登记档案；经营主体有效登记在册的相关人员可以查询其个人任职或者出资的经营主体的登记档案；受当事人委托的律师可以查询与其受委托事项相关的登记档案；公证、仲裁、司法鉴定等机构可以查询与其工作内容相关的登记档案；破产管理人可以查询其负责破产清算经营主体的登记档案；登记机关作出登记决定时出具的审核文件，仅限公安机关、国家安全机关、检察机关、审判机关、纪检监察机关、审计机关等国家机关办理涉及登记机关的案件时进行查阅。

亮点三：优化登记档案迁移流程，有助于破解经营主体跨区域迁移难题。

《办法》坚持法治思维和问题导向，针对长期存在的经营主体跨区域迁移难题，严格按照《中华人民共和国市场主体登记管理条例》相关规定，从完善登记档案迁移管理制度，优化迁移程序入手，将经营主体迁移登记由“双向申请”优化为只需要向迁入地登记机关一方提出变更登记和档案迁移申请即可。同时对档案移交的步骤、方式、交接双方各自工作职责作出更加细致明确的规定，具有很强的操作性，对进一步规范档案迁移管理程序、保障档案信息安全、提升迁移效率都发挥了重要作用。

亮点四：明确登记档案鉴定销毁制度，有助于登记机关合理利用档案存储空间。

做好与《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国

档案法实施条例》等法律法规的衔接，明确经营主体注销后，登记档案保管期限一般为20年，自其注销之日起计算。同时，根据《中华人民共和国档案法实施条例》第二十四条“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当定期对本单位保管的保管期限届满的档案进行鉴定，形成鉴定工作报告。经鉴定仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并作出标注。经鉴定需要销毁的档案，其销毁工作应当遵守国家有关规定”等，对保管期限届满的登记档案的鉴定、销毁、移交程序和要求依法作出明确规定，既考虑了社会对档案利用的现实需求，又为登记机关及时清理不再具有保存价值的登记档案，合理利用档案存储空间提供了操作指引。

亮点五：强化登记档案管理信息化建设重点内容，有助于推动登记档案信息资源跨区域、跨部门的共享利用。

立足于经营主体全程电子化登记方式普及，登记档案逐渐从传统纸质载体转向数字化载体的工作实际，进一步明确了电子登记档案的法律效力、归档、迁移、接收、移交、保管和查询要求、安全管理和信息资源共享平台建设要求。进一步规范传统载体档案数字化工作，对档案数字资源的收集、安全保存和有效利用提出要求，明确市场监管总局应当推进登记档案信息资源共享一体化平台建设，推动登记档案信息资源跨区域、跨部门共享利用的职责，为更好服务全国统一大市场建设提供了重要支撑。

亮点六：强化登记档案管理法律责任，有助于维护登记档案管理秩序。

根据规范对象、行为性质和责任种类的不同，分别对登记档案管理部门工作人员有关违法行为，以及查阅和利用档案资料的相关组织和个人的违法行为作出相应处理规定，明确涉及犯罪的，将依法移送司法机关追究刑事责任。同时，进一步强化了县级以上登记档案管理部门主管人员对直接责任人员的违法行为负有的管理责任，为强化档案安全管理意识、维护登记档案管理秩序提供了法律支持。