规范档案管理 助力经济发展

重庆市市场监督管理局

《经营主体登记档案管理办法》（以下简称《办法》）由国家市场监督管理总局和国家档案局以《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国市场主体登记管理条例》等法律法规为依据制定，共31条，为进一步规范经营主体登记档案（以下简称登记档案）的管理和开发利用，完善登记档案管理制度，便利登记档案跨区域迁移等提供了政策支撑和操作指引。

一、统一档案标准，助推规范档案管理

《办法》对登记档案的概念、内容、形成、收集进行了明确，统一了登记电子文件归档和登记电子档案管理办法，重新划定登记档案归档范围，明确登记档案保管期限和鉴定销毁标准，对维护档案资源完整与安全、促进档案事业健康发展，不断提升档案资源管理的科学化、规范化、标准化具有重要意义。重庆市市场监督管理局参照《办法》，并结合国家档案局全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的要求，在“专业”一级档案门类下设置“注册登记”二级档案门类，确定其档号结构，设置登记档案归档范围和保管期限。对登记档案的形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁起到了较好的规范和指导作用。

二、强化信息化建设，助推档案数字化变革

《办法》对加强登记档案信息化建设作出具体规定，明确要求建设满足需要的信息化基础设施、应用系统，加快推动新一代信息技术在登记档案工作中的广泛应用，提升登记档案管理数字化、智能化水平，明确了登记电子文件归档和登记电子档案管理的相关要求，推动传统载体档案管理向数字档案管理的转变，为登记档案信息化工作提供了全面、有效的指引。重庆市市场监督管理局坚持全市系统“一盘棋”理念，积极推行全市系统纸质登记档案集中扫描工作制度，建成全市登记档案基础数据库，实行电子档案（含数字化扫描副本）集中管理、综合利用、互联共享。有效减少了数字化扫描投入成本，统一了质量标准、数据规范，提升了数据查询利用效率。在重庆市档案局的指导下，成功创建市级数字档案室，以统一社会信用代码等唯一数据为索引，有效衔接纸质登记档案数字化成果和全程电子化登记归档的电子档案，实现登记档案数字化“一户一档”，为登记档案“掌上查”提供了数据支撑。

三、明确法律效力，助推档案开发利用

《办法》着眼登记档案资料对经济社会发展的基础性、支撑性作用，回应社会公众对登记档案资料查询利用需求的日益增长，规范线上登记档案查阅办法，鼓励提供互联网自助查询、下载服务，提升了登记档案查询的便捷性、效率和透明度，同时节约成本，保障数据安全，促进环保和商业决策。《办法》再次明确电子登记档案和传统载体登记档案具有同等法律效力，可以以电子形式作为凭证使用，为基层进一步创新和优化登记档案的查询服务形式，推动电子登记档案广泛利用，提供了直接的政策支撑。重庆市市场监督管理局依托重庆“渝快办”平台，衔接全程电子化登记系统，打通登记全程电子化服务的最后一个环节，实现了企业登记资料网上提交、审核，登记结果网上查询、下载。群众通过手机即可突破空间时间限制，随时随地查询下载加盖电子印章、具备与纸质件同等法律效力的登记电子档案。

四、跨区域共享互认，助推经济协同发展

《办法》提出推动登记档案信息资源跨区域、跨部门共享利用，不仅进一步提升为经营主体服务的便利性、降低企业运营成本，还强化了监管效能、促进了区域经济协同发展、优化资源配置、助力全国统一大市场建设，是优化营商环境、推动经济高质量发展的重要支撑。重庆市市场监督管理局携手成都市市场监督管理局积极探索，打通成渝两地电子政务外网，联合构建共同数据资源目录，统一制定查询业务流程，利用重庆“渝快办”、成都“天府蓉易办”平台作为查询入口，方便成渝两地企业群众登记档案无差异化异地查询，大幅提升了企业群众办事效率，节省了办事成本，为成渝双城经济圈国家战略提供了助力。

五、划清安全底线，杜绝档案安全隐患

《办法》在登记档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节对档案的实体安全、信息安全、外包安全作出了明确规定。在登记档案库房等基础设施方面，要求配备防盗、防火、防水等“八防”安全防护设施；在制度建设方面，要求建立健全登记档案安全工作机制，提高登记档案安全应急处置能力；在委托第三方提供档案服务方面，要求严格审核服务提供方业务能力，加强登记档案服务外包安全管理；在电子登记档案管理方面，要求确保电子登记档案的真实性、完整性、可用性、安全性，并做好数据备份；在提供登记档案查询服务方面，要求维护登记档案的完整与安全；最后参照《中华人民共和国档案法》相关规定，明确了登记档案工作有关人员应当承担的法律责任。重庆市市场监督管理局根据档案库房、数字化加工、查询利用的不同工作场景，细化档案安全隐患排查流程，重点检查档案库房建筑及周围环境安全情况，档案装具、配套设施运行情况，档案载体保管情况，档案安全制度执行落实情况，档案信息系统网络安全防护情况，电子档案数据备份情况。在档案整理、数字化加工、寄存等档案外包服务方面，严格落实《DA/T 68 档案服务外包工作规范》，杜绝发生档案安全事故。